Hjelp om faktura

Kort oppsummering av synlige endringer og nye funksjoner i forhold til forrige versjon:
- Mulighet for å kopiere en sendt faktura (for å lette kreditering)
- Mulighet for å slette en frifaktura (kun dersom den ikke er sendt)
- KID-nr og Kontonr har fått egne felt. Ikke bruk fritekstfeltet til KID-nr lenger.
- Enkelte knapper og felt er flyttet
- Det er mulig å skjule hodeinformasjonen for å spare plass på skjermen. (Frifaktura har stor hodeseksjonen).
- Mulig å gå rett tilbake til ordrelisten etter vellykket sending
- Eksport av mange fakturaer på en gang er nå mulig. Dette gjøres fra ordrelisten (innboks/arkiv)

Faktura

I Dagfinn er det to varianter av faktura, nemlig ordinær faktura og frifaktura. Forskjellen på disse er at ordinær faktura opprettes som svar på en ordre på tilsvarende måte som ordrebekreftelse og pakkseddel. Dermed er mye av fakturaen ferdigutfyllt. Dagfinn husker også priser på forskjellige varer mot forskjellige kjøpere. Frifaktura er ikke basert på en tidligere ordre, så her må alle opplysninger fylles inn manuelt. Nytt i versjon 1.1.8 av dagfinn er en mulighet til å kopiere en eksisterende, sendt faktura slik at det er mye raskere å lage kredittnota på¨en tidligere faktura.

Øverst i bildet er det en avkrysningsboks for Vis ordrelisten etter send. Kryss av her hvis du ønsker å gå direkte tilbake til innboksen (eller arkivet dersom det var der du åpnet meldingen fra) etter en vellykket sending. Ved feil med sendingen vil det vises en feilmelding, og du blir værende i meldingen. Dagfinn husker om du ønsker å gå rett til ordreliste etter sending eller ikke.

Dersom du er ferdig med fakturahodet og ønsker å skjule dette mens du jobber med varelinjene kan du klikke i ”Vis fakturahodet” slik at krysset fjernes. Dette sparer plass på skjermen, spesielt på frifaktura der hodet er veldig stort.

Dersom fakturaen er sendt vil det også være en knapp for å eksportere fakturaen. Du får da mulighet til å laste ned fakturaen til lokal maskin i et flatfilformat beskrevet i brukermanualen. Det er også mulig å eksportere flere fakturaer på en gang. Dette kan gjøres fra ordrelisten ved å markere de fakturaene du ønsker å eksportere.

Se dokumentasjon for frifaktura lenger ned på denne siden.

Ordinær faktura

Fakturabildet er delt i seksjoner (hode, varelinjer, sum), med mulighet for ytteligere to seksjoner ved behov (tillegg/fradrag og pant). Mange av feltene på fakturaen er allerede utfyllt med informasjon fra ordre/ordrebekreftelse/pakkseddel eller fra databasen (f.eks pris).

Fakturahode

Her er et skjermbilde av et fakturahode. Se nedenfor bildet for mer informasjon.

Felt med * er obligatoriske, det går ikke å sende fakturaen uten at disse er utfyllt.

*Fakturanr	Fakturanummer tildeles av leverandøren. Dagfinn foreslår ikke å bruke ordrenummeret her (slik som på de andre meldingene) da det som oftest er et fakturanummer generert i leverandørens økonomisystem som benyttes.
*Fakturadato	Normalt den datoen fakturaen ble utfylt og sendt til kjøper. Dagfinn forslår dagens dato. Endre dette i skrivefeltet eller klikk på datovelgeren for å endre fakturadatoen.
*Forfallstype	Velg mellom ”Relativ til fakturadato” eller ”Forfallsdato”. Valget påvirker hvordan forfallsperioden til høyre angis. Dersom du velger ”Relativ til fakturadato” vil Dagfinn automatisk vise det som sist ble brukt.
*Forfallsperiode	Her angis antall dager/månder eller en bestemt dato avhengig av valget i feltet for forfallstype.
Ref ordrenr	Referanse til ordrenummeret. Vises som informasjon.
*Leveringsdato	Leveringsdato hentes fra ordren eller ordrebekreftelsen dersom leveringsdato er endret der.
KID-nummer	Her kan KID-nummer oppgis. OBS! Tidligere ble dette gjort i feltet ”Fakturainfo”. Det er nå KID-nummer feltet som skal benyttes. Det er ingen validering av KID-nummer (mhp kontrollsiffer). Vær derfor sikker på at KID-nummeret her er gyldig slik at ikke fakturaen stopper i innlesning hos mottaker.
Kontonummer	Her kan kontonummer oppgis. Dagfinn husker det sist brukte kontonummeret og foreslår dette. Dersom du ikke ønsker å oppgi kontonummer kan feltet slettes, før fakturaen sendes. Feltet vil deretter komme opp blankt på de neste fakturaene som lages. Det er ingen validering av kontonummer (mhp kontrollsiffer). Vær derfor sikker på at kontonummer her er gyldig slik at ikke fakturaen stopper i innlesning hos mottaker.
Fakturainfo	Her kan det oppgis en fritekst på 350 tegn. Linjeskift og stolpetegnet (\|) er ikke tillatt. OBS! KID-nummer skal ikke lenger oppgis i dette feltet, men i eget felt for KID-nummer ovenfor.
Lokasjonsnummer	Her vises de lokasjonsnummer som kom i ordremeldingen. Klikk på navnet for å vise mer informasjon om det aktuelle lokasjonsnummeret.

Varelinjer, tillegg/fradrag, pant og sumseksjon

Opplysningene på varelinjene hentes fra ordren og fra databasen basert på tidligere fakturaer. Noen av feltene kan endres mens andre kun er til informasjon.

Her er et skjermbilde av fakturaen fra linjedelen og ned. Se nedenfor bildet for mer informasjon.

Varelinjer

Dataene i denne seksjonen er hentet fra de tidligere meldingene, samt fra databasen der det er mulig.

#	Angir varelinjens nummer.
Alt. Varenr	Angir leverandørens varenummer.
EAN Varenr	Nummer som angir varen etter UPC eller EAN-standard. 13 siffer.
Beskrivelse	Beskrivelse av varen.
Måleenhet	Angir måleenheten for varen hvis varen prissettes ut i fra en fast målestandard.
MVA	Listeboks for å legge til moms på grunnbeløpet etter tillegg/fradrag.
Årsbonus	Avmerkningsboks for å legge til fakturalinjen som en del av årsbonusgrunnlaget for kunden.
Grpris	Grunnpris for varen uten fradrag/tillegg. Grunnpris på en vare mot en kjede tastes inn første gang. Dette lagres og grunnprisen "huskes" neste gang du behandler en faktura som inneholder dette varenummeret.
Til/fra	Tillegg og fradrag vises direkte i feltet som et beløp og en prosentsats pr. fakturerte enhet, hvis mulig. Negative beløp/prosenter er fradrag. På en linje som ikke har noen tillegg/fradrag vises ”Ny T/F”. Se beskrivelse lenger ned. Klikk på lenken for å legge til/endre på tillegg/fradrag. Se beskrivelse av tillegg/fredag nedenfor.
Nettopris	Prisen på varen etter fradrag/tillegg. Fylles ut automatisk.
Antall	Antall kolli som skal faktureres.
Linjesum	Nettobeløp med alle omkostninger lagt til. Fylles ut automatisk.

Tillegg/fradrag for varelinje

Denne seksjonen vises når du trykker på ”Ny T/F” eller ”Vis T/F” på en varelinje. Gjør ønsket utfylling og registrer endringene med knappen Registrer. Da legges tilleggene/fradragene inn på varelinjen og seksjonen for tillegg/fradrag vil skjules igjen. Det står hvilken varelinje du jobber med rett over tillegg/fradragstabellen.

Tillegg/Fradrag	Velg fra listen over gyldige tillegg og fradrag.
%	Oppgi en prosentsats som trekkes fra/legges til grunnbeløpet her. Dersom dette feltet fylles ut vil feltet ”beløp” fylles ut automatisk. Når du åpner tillegg/fradrag fra en varelinje hvor en prosentsats er oppgitt vil beløpet bli beregnet og vist i feltet ”Beløp” Oppgi enten feltet % eller feltet Beløp, ikke begge.
Beløp	Dersom det er et fast beløp som skal trekkes fra/legges til grunnbeløpet oppgis dette her. For at beløpet skal bli registrert må du sette null (0) i prosentfeltet. Oppgi enten feltet % eller feltet Beløp, ikke begge.
X	Sletter den aktuelle tillegg/fradragslinjen
Avbryt og lukk	Avbryter og forkaster alle endringer du har gjort på tillegg/fradrag på denne varelinjen etter at du åpnet tillegg/fradrag.
Ny linje	Legger til en linje til for tillegg/fradrag. OBS! Dersom du har endret eksisterende tillegg/fradragslinjer, må du først klikke på ”registrer” fordi ”ny linje” vil legge til en linje uten å spare endringene.
Registrer på alle linjer	Legger inn de oppgitte tillegg/fradrag på alle varelinjer. Denne knappen benyttes dersom du har ett eller flere tillegg/fradrag som skal være med på alle varelinjer. OBS! Alle tillegg og fradrag som allerede er på varelinjene vil slettes før disse legges inn. Bruk derfor ”registrer på alle linjer” først, og legg inn individuelle tillegg/fradrag etterpå.
Registrer	Legger inn de oppgitte tillegg/fradrag på varelinjen du åpnet tillegg/fradragstabellen fra. Det står hvilken linje det gjelder rett over tabellen (f.eks Tillegg/fradrag for varelinje 1)

Pant

Pant aktiviseres kun for de som har behov for dette. Ta kontakt med Dagfinn brukerstøtte dersom du har behov for å oppgi pantevarer. Pantevarer vil vises på fakturaen som vanlige varelinjer, men med spesielt definerte varenummer og priser. Både varer og prises ligger i Dagfinndatabasen og oppdateres når disse endres.

Ny pant	Dersom det ikke ligger pantelinjer på denne fakturaen er tabellen erstattet av knappen ”Ny pant”. Klikk på denne for å legge til pantevarer.
Beskrivelse	Velg fra listen over gyldige pantevarer.
Verdi	Her vises verdien av den valgte pantevaren
Antall	Oppgi hvor mange av denne pantevaren som skal faktureres
Sum	Her vises totalsummen for denne pantevaren. Pantevarer har ikke MVA, og vil fremkomme i sumseksjonen under linjen for 0% MVA
X	Slett den valgte pantelinjen.
Ny pant	Legger til en ny linje med pant.
Slett all pant	Sletter alle pantelinjer, slik at panteseksjonen erstattes av knappen ”Ny pant”

Sumseksjon

Sumseksjonen viser en sumlinje for hver MVA-sats, samt totalsummen for fakturaen. Knappen Beregn totalsum vil laste fakturasiden på nytt, og samtidig oppdatere totalsummer dersom det er gjort endringer i felt som påvirker summen. Fakturasummen blir beregnet hver gang fakturabildet lastes på nytt fra webserveren (f.eks ved at du klikker på Vis T/F, eller lagrer fakturaen). Dette vil si at om du gjør en endring på et felt som påvirker summen vil ikke dette reflekteres i sumseksjonen før siden er lastet på nutt, f.eks via knappen Beregn totalsum.

Frifaktura

Frifakturaen baserer seg på akkurat samme prinsipper som ordinær faktura. Det anbefales derfor å først lese kapitlet om faktura.

En frittstående faktura kan sendes til kjeden hvis:
- Ordren ikke har blitt overført gjennom Dagfinn. F.eks: Leverandøren mottar en ordre via faks fra kjeden på grunn av feil ved kjedens avsenderapparat. Leverandøren fyller ut frittstående faktura og sender den til kjeden som et svar på kjedens ordre.

- Leverandøren skal sende en kreditnota. F.eks: Hvis varene ved ankomst skulle vise seg å være ukurante, kan leverandøren fylle ut en kreditnota for å bekrefte tilbakeførselen av varene. En frifaktura opprettes ved at du klikker på knappen Frifaktura på menyen når du står i ordrelisten (innboks eller arkiv), eller ved at du kopierer en eksisterende, sendt faktura.

Kopiere faktura

Det er også mulig å opprette en ny frifaktura ved å klikke på knappen Kopier faktura øverst i fakturahodet på sendte fakturaer. Dette forenkler kreditering og ny fakturering dersom det er sendt en faktura med feil på. Når du kopierer en faktura vil kopien havne øverst i ordrelisten og få fakturanummer lik dato+tid fra tidspunktet kopien ble laget. Du vil bli stående i fakturaen du tar kopi av, slik at du kan lage to kopier dersom du skal både kreditere og fakturere på nytt. Husk å gå inn å endre på kopiene før du sender de!

Slette faktura

En frifaktura som er påbegynt men ikke sendt kan slettes. Klikk på knappen Slett faktura øverst i fakturahodet. Frifaktura består av de samme seksjonene som ordinær faktura, men hodeseksjonen og linjeseksjonen har flere felter som må fylles ut. Det er ingenting som fylles inn automatisk på frifaktura. Se beskrivelse under ordinær faktura for informasjon om tillegg/fradrag og pant

Her følger en forklaring på hodeseksjon og linjeseksjon på frifaktura.

Felt med * er obligatoriske, det går ikke å sende fakturaen uten at disse er utfyllt.

*Faktura / Kreditnota	Velg om dette er en faktura eller en kreditnota. Dersom du velger Kreditnota vises også feltet Fakturaref som må fylles ut.
*Fakturanr / kreditnotanr	Fakturanummer tildeles av leverandøren. Dagfinn foreslår ikke å bruke ordrenummeret her (slik som på de andre meldingene) da det som oftest er et fakturanummer generert i leverandørens økonomisystem som benyttes.
*Fakturadato	Normalt den datoen fakturaen ble utfylt og sendt til kjøper. Dagfinn forslår dagens dato. Endre dette i skrivefeltet eller klikk på datovelgeren for å endre fakturadatoen.
*Forfallstype	Velg mellom ”Relativ til fakturadato” eller ”Forfallsdato”. Valget påvirker hvordan forfallsperioden til høyre angis. Dersom du velger ”Relativ til fakturadato” vil Dagfinn automatisk vise det som sist ble brukt.
*Forfallsperiode	Her angis antall dager/månder eller en bestemt dato avhengig av valget i feltet for forfallstype.
*FakturaRef	Referanse til tidligere faktura. Må fylles ut på kreditnota. Feltet vises ikke på faktura.
*Leveringsdato	Angi leveringsdato her.
Ordrenr	Referanse til ordrenummeret.
Ordrebekr dato	Angi ordrebekreftelsesdato her.
Ordrebekrnr	Referanse til ordrebekreftelsesnummeret.
Pakkseddelnr	Referanse til pakkseddelnummeret.
KID-nummer	Her kan KID-nummer oppgis. OBS! Tidligere ble dette gjort i feltet ”Fakturainfo”. Det er nå KID-nummer feltet som skal benyttes. Det er ingen validering av KID-nummer (mhp kontrollsiffer). Vær derfor sikker på at KID-nummeret her er gyldig slik at ikke fakturaen stopper i innlesning hos mottaker.
Kontonummer	Her kan kontonummer oppgis. Dagfinn husker det sist brukte kontonummeret og foreslår dette. Dersom du ikke ønsker å oppgi kontonummer kan feltet slettes, før fakturaen sendes. Feltet vil deretter komme opp blankt på de neste fakturaene som lages. Det er ingen validering av kontonummer (mhp kontrollsiffer). Vær derfor sikker på at kontonummer her er gyldig slik at ikke fakturaen stopper i innlesning hos mottaker.
Fakturainfo	Her kan det oppgis en fritekst på 350 tegn. Linjeskift og stolpetegnet (\|) er ikke tillatt. OBS! KID-nummer skal ikke lenger oppgis i dette feltet, men i eget felt for KID-nummer ovenfor.
Lokasjonsnummer	Lokasjonsnummer og navn på de forskjellge partene som er involvert i fakturaen. Velg fra den aktuelle listeboksen, hvor gyldige valg vises. Det er ikke nødvendig å fylle ut alle disse, det holder med de som er relevante.

Varelinjer på frifaktura

Se informasjon for varelinjer på ordinær faktura. Alle felt der er med på frifakturaen også, men følgende felt kommer i tillegg. På frifaktura må dessuten alle felt fylles ut manuelt.

VarenrType	Listeboks for å velge om Alt varenr er leverandør eller grossist sitt varenummer.
Vareenhet	Varetype, valg mellom: Forbruker, en forbruksvare eks. en flaske brus. Detaljist, en detaljistvare eks. en kasse brus. Transport, en transportvare eks. en pall med brus.
AntF/D	Fyll ut antall forbrukerpakninger i en detaljistpakning.

Til toppen